Balansräkning

I bokföringsförordningen finns en exakt modell för hur en förenings resultaträkning skall se ut. Av balansräkningen finns det två modeller beroende på verksamhetens storlek. Föreningar använder vanligen modellen för förkortad balansräkning. Se närmare resultat och balansmodell.  Nedan en kort genomgång av de rubriker som används mest i föreningar.
Förutom balansräkning används i bokslutet en balansspecifikation. I balansräkningen finns sammanlagda mängden av olika poster som t.e.x föreningens skulder. I Balansspecifikationen ingår sedan varenda post, i detta exempel varje enskild skuldpost som föreningen har.

Aktiva

Bestående aktiva

Under rubriken Materiella tillgångar eller underrubriken Maskiner och inventarier bokför man värdet av föreningens fysiska egendom. T.ex. värdet av möbler och större maskiner. Men också fastigheter.

Avskrivningar räknas ut igenom att till ingående balans 1.1. foga värdet de nya maskiner och inventarier som anskaffats under verksamhetsåret. På den sammanlagda summan uträknas avskrivningen.

Exempel: Ingående balans 1.1.2012    15 000 euro

Ny dator                          1 200 euro
Summa 31.12.2012       16 200 euro
Avskrivning 25% av 16 200 =    - 4 050 euro (Bokförs i resultaträkningen)
Balans 31.12.2012        12 150 euro

När den nya datorn bokförs på inventarier kallas det att den aktiveras = betalningen fördelas på flera år. År 2012 bokförs endast 25 procent av datorköpet.

Man kan också uppgöra en avskrivningsplan och besluta att datorn avskrivs på till exempel tre år. Då avskriver man den separat med 400 euro per år i tre års tid.

Numera rekommenderas att alla mindre maskiner tas med direkt i resultaträkningen de år de anskaffas, till exempel mobiltelefoner, små kontorsmaskiner. Svenska Studiecentralen aktiverar till exempel endast maskiner och inventarier som kostar över 1 500 euro.

Placeringar

Telefonaktier och andra mindre poster får bokföras till det värde de anskaffats för. I verksamhetsberättelsens noter är det dock skäl att notera marknadsvärdet om det är känt. Placeringarna utreds i bilaga.

Om föreningen har fristående fonder med separat bokföring bokförs fondens placerade medel här på aktiva medan fondens motvärde finns i samband med eget kapital på passiva sidan i föreningens balans.

Rörliga aktiva

Fordringar

Alla föreningens fordringar bör framgå ur bokslutet. I det allmänna bokslutet räcker det med summan av alla fordringar men i balansspecifikationen måste alla enskilda poster synas.

Kontofordringar kan man till exempel kalla små poster som tillsvidare oredovisade förskott ur kassa, obetalda medlemsavgifter och små räkningar. Större fordringar kan bokföras på ett separat konto. Projektfordringar som till exempel obetalda understöd kan också bokföras på resultatregleringar.

Fordringar som förfaller längre än ett år senare måste anges separat som långsiktiga. Fordringar på kortater tid än ett år bokförs under rubriken kortsiktiga. Fordringar på den egna personalen måste utredas noggrant i noterna.

Resultatregleringar-aktiva

Här kan man bokföra till exempel mindre lager såsom böcker eller t-skjortor som säljs under flera år eller något annat som betalats under räkenskapsåret men kommer att användas senare. Här kan också bokföras förskottsbetalningar, det vill säga något som föreningen betalat förskott för (eller som ett separat konto).

Kassa och bank

Kassaställningar och bankkonton. Kolla att bokföringen säkert stämmer med bankens kontoutdrag. Eventuella bankkonton med kredit som vid årets slut är på minus (krediten utnyttjad) överförs i bokslutet till punkten främmande kapital på Passiva.

 

Passiva

Eget kapital

Eget kapital är summan av tidigare års över- eller underskott. Kallas även verksamhetskapital. Föreningar behöver inte ha något grundkapital såsom aktiebolag har aktiekapital.

Fonder

Uppdelade enligt användningsmöjligheter. Fristående också på aktiva medan föreningens egna minnes-, byggnads- och dylika fonder bokförs endast som eget kapital på passiva. Det finns olika rubriker för hur växlingen av värdet på fonderna bokförs.

Resultatkonton

I balansen skall anges dels Balanserad vinst (förlust) = överskott/underskott från tidigare år men också verksamhetsårets överskott eller underskott.

Främmande kapital

Under denna rubrik upptas föreningens långfristiga och/eller kortfristiga skulder enligt samma princip som fordringarna. Långa är över ett år och korta under ett år. Typiska kortsiktiga skulder är skulder till leverantörer (obetalda räkningar)
förskottsinnehållningsskuld, pensionsavgifter och liknande.

Resultatregleringar

Erhållna förskott för verksamhet under nästa räkenskapsår. Till exempel oanvända, eller i förskott beviljade projektunderstöd.

För personalen del måste införtjänade semesterlöner, till exempel semesterlöneavsättningar för fast anställda bokföras som en resultatreglering. Kostnaden för införtjänad semester bokförs under personalkostnader i resultaträkningen och motkontot är detta i balansen. När semestern tas ut bokförs regleringen som en intäkt i resultaträkningen.

Modell för balansräkning (Excel-fil)

Bilagor och noter

Små bokföringsskyldiga är befriade från att ge verksamhetsberättelse och noter i fullständig form. Det är dock bra att ha åtminstone en kort version av verksamhetsberättelsen med i bokslutet. I den bör redogöras särskilt för sådant som påverkar föreningens ekonomi.  Skriver man en lång berättelse i fri form är det bättre att kalla den årsberättelse.

Alla bokföringsskyldiga måste dock i bokslutets bilagor uppge panter och inteckningar, borgensförbindelser och andra ansvarsförbindelser (till exempel pensionsförmåner).

Med bokföringsprogram kan man skriva ut en balanspecifikation där alla poster som ingår i balansräkningen upptas.