Beslut om att upplösa en förening kan endast fattas av föreningsmötet, det vill säga av medlemmarna. Beslutet kan inte delegeras till styrelsen. För att beslutet ska vara giltigt måste frågan om upplösning uttryckligen ha nämnts i kallelsen till mötet. Detta krav är absolut och beror på att det måste kunna säkerställas att medlemmarna har haft möjlighet att ta ställning till det avgörande beslutet. Föreningen behöver också vara noga med att mötet sammankallas exakt så som stadgarna förutsätter att kallelsen ska ske på.
Många föreningar har dessutom särskilda bestämmelser i sina stadgar om hur ett upplösningsbeslut ska fattas. Det är exempelvis vanligt att beslutet måste fattas vid två på varandra följande möten, med en viss tidsfrist mellan mötena och att kvalificerad majoritet krävs, i vanliga fall 3/4.
Stadgarna ska även innehålla bestämmelser om hur föreningens tillgångar ska disponeras vid en upplösning. Att upplösa föreningen börjar alltså alltid med att noggrant läsa stadgarna. Det finns också bestämmelser i föreningslagen, i kapitel 7. Tyvärr är föreningslagen onödigt tillkrånglad i den här frågan och det förfarande som här presenteras är den rekommenderade praxisen för hur en upplösning går till.
DET ENKLARE FALLET. Den springande punkten för en förening som står inför en upplösning är huruvida föreningen har skulder eller inte. Är föreningen skuldfri är upplösningen en relativt enkel process, men om föreningen har skulder är processen mer invecklad. Det lönar sig alltså alltid, om det bara är möjligt, att se till att eventuella skulder kan betalas bort innan man inleder upplösningsprocessen. I den här översikten utgår vi ifrån att föreningen är skuldfri.
Beslutet om upplösning måste förberedas noggrant av styrelsen. Saker som behöver kartläggas är exempelvis vad som ska hända med föreningens arkiv, inklusive medlemsregistret, eller annan lös egendom och ifall föreningen har eventuella avtal eller tjänster som behöver sägas upp. Dessa kan vara bokföringsprogram, webbpaket, medlemsregister, molntjänster, konton på sociala medier, domännamn, försäkringar, telefonanslutning och så vidare. Kontakt måste också tas med eventuella takförbund eller viktiga samarbetsorganisationer.
SLUTREDOVISNINGEN. Om föreningen är skuldfri går processen till så att styrelsen upprättar en slutredovisning som klart visar att föreningen saknar skulder. Den behandlas i samband med att föreningsmötet behandlar frågan om upplösning. Enligt föreningslagen ska slutredovisningen ”innehålla en redogörelse för betalningen av skulder och användningen av återstående tillgångar samt boksluten, verksamhetsberättelserna och eventuella revisionsberättelser och verksamhetsgranskningsberättelser för hela likvidationstiden”. Slutredovisningen måste verksamhetsgranskas eller revideras före mötet och sparas i enlighet med bokföringslagens bestämmelser.
Efter upplösningsbeslutet får föreningen inte längre bedriva ekonomisk eller annan verksamhet, annat än i den begränsade utsträckning som krävs för att genomföra upplösningen. Då beslutet är fattat ska styrelsen utan dröjsmål se till att de sista praktiska åtgärderna blir genomförda. Det kan exempelvis vara att avsluta eventuella avtal som ännu är aktiva, att överföra eventuella tillgångar enligt stadgarna eller det upplösande mötets beslut och att avsluta föreningens bankkonto.
UPPLÖSNINGSANMÄLAN. När upplösningens praktiska åtgärder är avklarade återstår anmälan till Föreningsregistret. Det är föreningens ordförande som ansvarar för den. Därför är det också viktigt att se till att föreningens namntecknare är uppdaterade i föreningsregistret så att rätt person kan underteckna anmälan. Upplösningen anses ha trätt i kraft först när den har antecknats i registret. Anmälan är avgiftsfri.
När anmälan om upplösning antecknas i föreningsregistret mister föreningen därmed sin rättshandlingsförmåga och sitt FO-nummer, vilket bland annat innebär att eventuella konton inte längre kan användas. Föreningen kan inte ens fortsätta som en oregistrerad förening. Man måste alltså verkligen se till att alla praktiska åtgärder har vidtagits innan upplösningsanmälan lämnas in till föreningsregistret.
ATT TÄNKA PÅ. I praktiken är upplösningen en relativt lång process, med flera steg och en massa praktiska åtgärder. Ett initiativ till att lägga ned föreningen kan tas av föreningsmötet eller av styrelsen. Som jag försökt visa är det ofta en hel del praktiska frågor som behöver redas ut i god tid före det formella beslutet om upplösning fattas. Det formella måste följa sin process, men det arbetsdryga är snarare de praktiska detaljerna.
Det kan därför vara en god idé att först ta upp frågan till diskussion vid ett föreningsmöte. Utifrån den diskussionen kan styrelsen sedan inleda kartläggningen av alla praktiska åtgärder som krävs så att allt är klart när det formella beslutet fattas. Efter det formella upplösningsbeslutet upphör föreningens verksamhet och det är endast de avslutande åtgärderna som sedan mera kan vidtas. När upplösningen antecknas i föreningsregistret har föreningen upphört